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La GPEC est un outil précieux pour les grandes entreprises, mais aussi pour les PME, avec ou sans service RH. C’est ce qu’a constaté avec succès le spécialiste de l’aide à domicile Entre Temps, qui a bénéficié du dispositif OPTIM GPEC. Témoignage de son DG, Mohamed Khouitir.

Retour d’expérience RH-convictionsrh

ConvictionsRH : Pouvez-vous vous présenter en quelques mots ?

Mohamed Khouitir : Je suis le DG et cofondateur de la SARL Entre Temps, spécialisée dans l’aide à domicile. Les principaux services que nous proposons sont l’entretien du domicile et l’aide aux personnes dites « fragiles » : personnes âgées, handicapées ou adultes malades.

L’entreprise a été créée en 2007 à Marseille. Nous avons ouvert une deuxième entité à Ris Orangis, en Essonne, que je dirige. Entre Temps compte aujourd’hui une quarantaine de salariés, dont 4 administratifs. Au départ, personne ne s’occupait spécifiquement des ressources humaines. Je gère donc moi-même ces questions avec nos deux managers d’équipe.

 

D’où est venu précisément votre projet GPEC ?

Nous rencontrions des problèmes récurrents de turnover pour une bonne moitié de l’effectif. Or, l’attente principale de nos clients est d’être suivis par une équipe stable de 2 à 3 personnes qui tournent selon un planning précis. Nous souhaitions donc améliorer nos processus de recrutement et d’intégration, afin de fidéliser nos « clients internes » que sont nos salariés.

C’est pour cela que nous avons fait une demande pour pouvoir bénéficier en 2013 du projet d’accompagnement aux entreprises OPTIM GPEC, mis en place par l’OPCA AGEFOS-PME d’Ile-de-France.

 

Quelles furent les différentes étapes de mise en place de votre projet ?

Nous avons bénéficié d’un accompagnement durant 2 mois et demi, à raison de 5 rendez-vous espacés de 15 jours environ : une journée entière pour traiter les grandes thématiques de l’entreprise puis 4 demi-journées pour des questions plus précises.

La première étape fut la réalisation d’un diagnostic RH de l’entreprise pour améliorer les processus et outils existants et en créer de nouveaux. Suite à la première journée d’accompagnement, j’ai travaillé avec mon responsable de secteur pour regrouper les informations permettant de nourrir ce diagnostic. Il nous a permis de mûrir notre réflexion sur le chemin à prendre. A l’image d’une valise que l’on prépare, je savais qu’il fallait la remplir de plusieurs outils RH essentiels en vue de renforcer la valorisation et la fidélisation de nos salariés:

. L’intégration,
. L’entretien annuel,
. La formation,
. La rémunération,
etc…

Puis nous avons travaillé au développement de ces outils, en les adaptant aux problématiques d’Entre Temps. C’est là que nous en sommes venus à parler de GPEC.

Nous avons peu à peu utilisé les éléments opérationnels de chaque outil. Pour l’intégration des nouveaux collaborateurs, nous avons déjà institué la remise du contrat de travail et de l’identifiant personnel de pointage quelques jours avant la signature. Mais nous avons également posé les bases pour compléter plus tard le processus défini : un livret d’accueil explicitant la vie de l’entreprise (histoire, valeurs, contrat, horaires, obligations…), ainsi que 3 entretiens de suivi durant la période d’essai.

Notre réflexion sur les leviers de fidélisation nous a également amenés à repenser la gestion des carrières et à imaginer des parcours de progression professionnelle. Nous avons évalué les connaissances et compétences importantes à acquérir, avant de mettre en place un catalogue de formation interne avec une stagiaire spécialisée RH que nous embaucherons au terme de sa formation. Chaque salarié aura accès à ce catalogue et nous pourrons l’orienter sur les formations dont il a le plus besoin : savoir-être, gestion du temps, etc.

Dès lors j’ai pu procéder, avec mes collaborateurs, à la mise en œuvre des outils cadrés par cet accompagnement.

 

Quels ont été les principaux résultats ?

Nous venons de formaliser un plan d’action sur les 6 prochains mois, composé à 50% de finance et à 50% de RH. Avant, nous étions sur des objectifs à court terme : gérer les plannings des salariés, fidéliser les clients, etc. Aujourd’hui nous voyons plus loin.

Si tout n’a pas encore été mis en place pour cause de déménagement récent, cette démarche a déjà porté ses fruits pour l’intégration des nouveaux salariés. Auparavant, au moins deux personnes par mois partaient durant leur période d’essai. Depuis la mise en place du processus d’intégration, nous avons recruté 5 collaborateurs, tous sont restés. Elles nous ont également confié s’être senties beaucoup plus écoutées et comprises que dans d’autres structures, lors de l’enquête de satisfaction réalisée à la fin de leurs 2 mois d’essai.

Le deuxième résultat, c’est la promotion de tuteurs au sein des salariés. Avant, chacun s’occupait une fois par an d’un stagiaire. A l’issue de ce travail GPEC, 4 stagiaires ont été accueillis par une équipe bien définie de 4 futures tutrices. Elles le deviendront pleinement grâce à une formation également proposée par l’AGEFOS-PME.

Le chantier qui prendra le plus de temps concerne la rémunération : nous prévoyons d’établir tous les ans, en interne, une fiche bilan pour chaque salarié détaillant sa rémunération directe et indirecte, son nombre d’heures, etc. Une sorte de bilan social individuel. Tous les outils mis en place seront pleinement effectifs d’ici le second semestre 2015.

Cette co-construction, durant laquelle chaque minute a été efficiente, m’a permis de développer des connaissances RH et des convictions que je vais mettre au service d’Entre Temps. J’entrevois peu à peu le nouveau visage de l’entreprise, à moi de faire partager cette vision à l’ensemble de mes collaborateurs.

 

Un conseil à donner aux autres DRH ou chefs d’entreprise ?

Si une TPE de moins de 10 salariés fait au quotidien, inconsciemment, de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, car elle connait bien tous ses collaborateurs, cela devient plus difficile pour une PME de plus 20 personnes. Or, ce sont les compétences et l’implication en interne qui font la différence pour développer l’activité en période de crise. Un chef d’entreprise qui ne connait pas bien ses troupes ne saura pas, par exemple, s’il peut mettre en place des contrats d’avenir ou des contrats de génération et devra se plonger de longues heures dans sa base de données.

Une GPEC suivie et maîtrisée permet de faire entrer la compétence, la garder et la faire grandir. Mais pour qu’elle fonctionne, il ne faut pas être dans l’incantation de la GPEC mais dans l’action et s’y investir pleinement. Car à long terme, son apport est bien plus puissant que toutes les subventions et aides financières possibles.

Propos recueillis par Coralie Costa